Ce trebuie să știi despre arhivarea electronică?
Putem observa cum tendințele de digitalizare sunt din ce în ce mai crescute în orice domeniu. În acest sens, și gestionarea documentelor sau informațiilor dintr-o companie poate fi mai eficientă, iar când este atinsă de acest curent, chiar devine astfel. Nu este vorba doar de economii de spațiu, ci și de o accesibilitate mai rapidă a documentelor, împreună cu o productivitate și securitate a informațiilor mai ridicate. Ce anume presupune arhivarea electronică, ce servicii sunt disponibile și la ce se referă semnătura electronică vei descoperi în acest scurt articol.
Servicii de arhivare electronică: definire, caracteristici, beneficii
Arhivarea electronică reprezintă un proces de management al documentelor emise și semnate exclusiv în format digital. Apelând la acest tip de servicii de arhivare, emiterea, gestionarea, accesarea și partajarea documentelor se poate realiza cu o mai mare ușurință, dat fiind că acestea sunt stocate într-un sistem electronic, având totodată și valoare legală, datorită semnăturilor digitale calificate care trebuie aplicate pe fiecare documente arhivat electronic.
Documentele arhivate electronic pot fi accesate de oriunde și oricând, atâta timp cât există o conexiune la internet și permisiunile necesare, fiind mai ușoară astfel munca la distanță, dar și partajarea informațiilor în timp real.
Costurile sunt mai mici prin faptul că este eliminată necesitatea unui spațiu fizic pentru depozitare a documentelor, iar securitatea este îmbunătățită prin echiparea cu măsuri de securitate avansate, cum ar fi criptarea și accesul controlat, care protejează documentele împotriva accesului neautorizat și a pierderilor accidentale.
În același timp, implementând o arhivă electronică prin intermediul specialiștilor autorizați în arhivare, companiile au siguranța că sistemul lor digital de gestionare a documentelor va respecta întru totul cerințele legale.
Servicii de arhivare electronică: etape și personalizare în funcție de nevoi
Un prim pas în realizarea procesului de arhivare electronica este reprezentat de analiza și identificarea documentelor din arhivele existente, respectiv analiza dimensiunii acestora.
Procesarea documentelor se efectuează cu ajutorul tehnologiilor moderne, iar după stabilirea metadatelor, documentele sunt indexate în arhiva electronică. Fiecare document este semnat electronic cu o semnătură electronică calificată de toate părțile implicate, condiție esențială pentru crearea unei arhive electronice autentice și legale.
Documentele sunt apoi criptate, iar canalele de comunicare sunt securizate. În final, se
configurează rapoarte avansate pentru monitorizarea eficientă a procesului de stocare prin
intermediul unui dashboard dedicat. Utilizarea unui sistem de management al documentelor
permite organizarea, căutarea și gestionarea eficientă a acestora, asigurând conformitatea cu standardele legale.
Semnătura electronică: rol crucial în procesul de arhivare
Semnatura electronica joacă un rol important în acest proces, fiind cea care asigură autenticitatea și integritatea documentelor. Aceasta validează identitatea semnatarului și confirmă că documentul nu a fost modificat după semnare.
Importantă devine semnătura electronică mai ales în tranzacțiile digitale, unde este nevoie de recunoașterea legală a documentelor și de protejarea acestora împotriva falsificării.
Gestionarea documentelor și protejarea informațiilor pot fi, așadar, mai eficiente atunci când intră în ecuație conceptul de „arhivare electronică”. Alegerea unor servicii potrivite de acest fel, precum și implementarea semnăturilor electronice pot oferi o securitate sporită, accesibilitate rapidă și conformitate legală, contribuind astfel la eficiența și succesul organizației. Cu ajutorul acestor soluții moderne nu numai că vor fi simplificate procesele administrative, dar vor fi și mai eficient gestionate resursele și timpul.
